Checkliste zum Jahresende für Unternehmer

1. Nutzung der Halbjahresabschreibung bzw. beschleunigte Abschreibung

Die nachfolgende Steuercheckliste soll Ihnen eine Unterstützung sein, um eventuell noch notwendige oder nützliche Schritte vor dem Jahresende setzen zu können.

Das Steuerecht ermöglicht es für nach dem 30.06. angeschaffte oder selbst hergestellte Wirtschaftsgüter wahlweise eine lineare oder eine beschleunigte Abschreibung von bis zu 30 % auf den jeweiligen Restbuchwert vorzunehmen. Vor allem bei langlebigen Wirtschaftsgütern führt die degressive Abschreibung in den ersten Jahren zu Liquiditätsvorteilen. Die Inanspruchnahme der beschleunigten Abschreibung steht auch im außerbetrieblichen Bereich zur Verfügung.

Von der beschleunigten Abschreibung ausgenommen sind jedoch:

Gebäude;
Firmenwerte Gewerbebetrieben und land- und forstwirtschaftlichen Betrieben;
Pkw und Kombi (ausgenommen Fahrzeuge mit einem CO2- Emissionswert von 0g/km);
immaterielle Wirtschaftsgüter (ausgenommen in den Bereichen Digitalisierung, Ökologisierung und Gesundheit/Life-Science);
gebrauchte Wirtschaftsgüter;
Anlagen zur Förderung, zum Transport, zur Speicherung oder Nutzung fossiler Energieträger

Ein einmaliger Wechsel von der beschleunigten zur linearen Abschreibung ist mit Beginn des Wirtschaftsjahres erlaubt. Für Gewinnermittler § 5 Abs 1 EstG (überwiegend GmbHs) ist die Inanspruchnahme der beschleunigten Abschreibung nicht möglich.

2. Beschleunigte Abschreibung bei Gebäuden

Für Gebäude, die nach dem 30.06.2020 angeschafft oder hergestellt worden sind, kann die beschleunigte Abschreibung geltend gemacht werden, sowohl im privaten als auch im betrieblichen Bereich.

Im ersten Jahr beträgt der Abschreibungssatz das Dreifache;
Im zweiten Jahr beträgt der Abschreibungssatz das Zweifache;
Ab dem dritten Jahr kommt der normale Abschreibungssatz zur Anwendung;

Die Bundesregierung hat mit der „Wohnraum und Bauoffensive“ eine zeitlich befristet, erhöhte beschleunigte Abschreibung für Gebäude eingeführt: Für Neubauten von Wohngebäuden kann auch für das zweite und dritte Abschreibungsjahr die dreifache Abschreibung iHv. 4,5% geltend gemacht werden. Voraussetzung dafür ist, dass der Gebäudezustand mindestens den „Bronzestandard“ hat.

3. Beschleunigte Abschreibung bei Sanierungen

Bei Wohngebäuden können ab dem Jahr 2024 klimafreundliche Herstellungsmaßnahmen eines Wohngebäudes auf 15 Jahre abgeschrieben werden. Bedingung ist, dass eine Förderung des Bundes nach dem Umweltfördungsgesetz für diese Maßnahme ausbezahlt wird bzw. im Falle der Nichtauszahlung plausibel dargelegt werden kann, dass diese Maßnahme die Förderungsvoraussetzungen erfüllt hätte.

4. Gewinnfreibetrag

Einzelunternehmer und Beteiligte an einer Personengesellschaft haben die Möglichkeit den Gewinnfreibetrag in Anspruch zu nehmen. Durch die Erstellung einer Prognoserechnung für das Jahr 2025 kann so der Gewinnfreibetrag optimal ausgenutzt werden und kontrolliert werden, ob bereits ausreichend in begünstigte Anlagengüter und/oder begünstigte Wertpapiere investiert wurden. Der Gewinnfreibetrag für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31.12.2023 beginnen, beträgt:

15 % bis zu einem Gewinn von EUR 33.000,00;
13 % für die nächsten EUR 145.000,00;
7 % für die nächsten EUR 175.000,00;
4,5% für die nächsten EUR 230.000,00;

5. Investitionsfreibetrag mit ÖKO-Zuschlag und befristete Erhöhung bis Ende 2026

Ab dem 1.1.2023 kann im Jahr der Anschaffung oder Herstellung von abnutzbaren Anlagevermögen ein Investitionsfreibetrag von 10% bzw. 15 % als zusätzliche Betriebsausgabe neben der laufenden Absetzung für Abnutzung geltend gemacht werden.

Der Investitionsfreibetrag (IFB) folgt dabei den folgenden Grundsätzen:

Die Wirtschaftsgüter müssen eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von mindestens 4 Jahren haben und inländischen Betrieben oder Betriebsstätten zuzurechnen sein;
Der IFB beträgt in der Regel 10 % der Anschaffungs- oder Herstellungskosten; für Wirtschaftsgüter im Bereich der Ökologisierung erhöht sich der IFB auf 15 %;
Der IFB kann insgesamt (betriebsbezogen) höchstens auf Basis der Anschaffungs- oder Herstellungskosten iHv EUR 1 Mio. pro Wirtschaftsjahr geltend gemacht werden;

Vom Investitionsfreibetrag ausgenommen sind:

Wirtschaftsgüter, die für den investitionsbedingten Gewinnfreibetrag verwendet werden;
Gebäude und Pkw und Kombi (außer CO2-Emissionswert von 0 g/km) ;
geringwertige Wirtschaftsgüter;
immaterielle Wirtschaftsgüter, die nicht den Bereichen Digitalisierung, Ökologisierung und Gesundheit/Life-Science zuzuordnen sind;
gebrauchte Wirtschaftsgüter;
Die Inanspruchnahme des Investitionsfreibetrages schließt den investitionsbedingten Gewinnfreibetrag aus (und umgekehrt) ;

Der IFB kann auch von aktivierten Teilbeträgen der Anschaffungs- und Herstellungskosten geltend gemacht werden, nicht jedoch von Anzahlungen.

Die Bundesregierung hat befristet den Investitionsfreibetrag für Anschaffungen bzw. Herstellungen zwischen dem 1.11.2025 und 31.12.2026 erhöht. Innerhalb dieses Zeitraumes beträgt der Investitionsfreibetrag 20% und jener für den Bereich Ökologisierung 22%.

6. Investieren in E-Kfz

Beim Kauf von Elektrofahrzeugen ergeben sich nachstehende Vorteile:

Vollständiger Vorsteuerabzug bei Anschaffungskosten bis max. EUR 40.000,00 brutto, Aliquotierung des Vorsteuerabzugs bei Anschaffungskosten zwischen EUR 40.000,00 und EUR 80.000,00 brutto;
degressive Abschreibung;
Investitionsfreibetrag iHv. 15% bzw. bei Anschaffungen nach dem 30.10.2025 22%;
Entfall der Nova;
Sachbezug von EUR 0,00; Dies gilt auch für Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH, aber nicht für Einzelunternehmer und Mitunternehmer.

7. Reparaturen vorziehen/geringwertige Wirtschaftsgüter

Beides bringt einen steuerlichen Zinsgewinn. Die Betragsgrenze für geringwertige Wirtschaftsgüter beträgt 2025 (seit 2023) EUR 1.000 (netto bei Vorsteuerabzugsberechtigung).

8. Gewinnrealisierung

Die Realisierung des Gewinnaufschlages findet auch beim Bilanzierer erst nach erfolgter Lieferung oder Leistungserbringung statt. Wenn diese erst im neuen Jahr erfolgt, sind im alten Jahr nur die Anschaffungs- bzw Herstellungskosten zu aktivieren, womit weder Verwaltungs- noch Vertriebskosten zu aktivieren sind, noch ein darauf entfallender Gewinnanteil zu erfassen ist.

9. Entnahme von Betriebsgebäuden zu Buchwerten

Bereits seit 1. 7. 2023 erfolgt auch die Entnahme von Betriebsgebäuden ins steuerliche Privatvermögen (sofern kein gegenteiliger Antrag gestellt wird) zu Buchwerten. Zu beachten ist, dass bei einer nachfolgenden Vermietung im außerbetrieblichen Bereich nach den EStR auf den jeweiligen Entnahmewert ein AfA-Satz von 1,5 % anzuwenden ist, sofern keine geringere Nutzungsdauer nachgewiesen wird.

Nach dem Gesetzeszweck, die Entnahme steuerneutral zu stellen, wäre durchaus auch eine Fortführung der bisherigen AfA denkbar. Wird ein aus dem Betriebsvermögen entnommenes Gebäude nach der Entnahme und vor der Veräußerung innerhalb der letzten zehn Jahre für fünf Jahre durchgehend als Hauptwohnsitz genutzt, kann es steuerfrei veräußert werden, vorausgesetzt, die allgemeinen Kriterien (zB Größe der Liegenschaft) sind erfüllt.

10. Einnahmen-Ausgaben-Rechner

Einnahmen-Ausgaben-Rechner können in der Regel Vorauszahlungen für das nächste Jahr leisten und somit Ihren Gewinn schmälern. Selben Effekt hat die späte Rechnungslegung im Jahr 2025. Da es für 2026 wieder zu einer Anhebung der Tarifstufen kommt, kann auch unter diesem Gesichtspunkt eine Gewinnrealisierung erst im nächsten Jahr sinnvoll sein. Durch die Gewinnverlagerung ins nächste Jahr kann zB unter Umständen auch eine Beitragspflicht nach dem GSVG/FSVG vermieden werden. Beachten Sie jedoch die 15-tägige Zurechnungsfrist für regelmäßig wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben.

11. SVS-Nachzahlung

Einnahmen-Ausgaben-Rechner sollten überprüfen, ob sie mit einer Nachzahlung bei der SVS zu rechnen haben. Um den Gewinn bereits 2025 zu reduzieren, kann eine freiwillige Vorauszahlung an die SVS geleistet werden. Die Finanzverwaltung erkennt eine freiwillige Vorauszahlung, wenn diese in ihrer Höhe der voraussichtlichen Nachzahlung für das betreffende Jahr entspricht, an.

12. Umsatzgrenze für Kleinunternehmer in der Umsatzsteuer

Eventuell kann es vorteilhaft sein, Umsätze erst im nächsten Jahr zu realisieren. Bei der Prüfung der Kleinunternehmergrenze ist zu beachten, dass nach Auffassung der Finanzverwaltung auf den Zeitpunkt der Ausführung der Umsätze abzustellen ist, auf die Vereinnahmung der Zahlung kommt es hingegen nicht an.

Der Gesetzgeber hat die Kleinunternehmerregelung ab dem Jahr 2025 grundlegeng modernisiert. Beachtlich ist die Anhebung der Kleinunternehmergrenze auf EUR 55.000 (brutto, ohne Herausrechnung der Umsatzsteuer), der erweiterte Betrachtungszeitraum auch auf das Vorjahr, der Wegfall der 15%-Toleranzregelung, die Möglichkeit der vereinfachten Rechnungslegung -unabhängig vom Rechnungsbetrag-, die neue Toleranzregel von 10 % sowie die Ausweitung auf EU-Unternehmer.

Für die Checkliste zum Jahresende insbesondere von Interesse sind auch die Auswirkungen bei Überschreitung der Kleinunternehmergrenze: Während bisher beim Überschreiten der Kleinunternehmergrenze eine rückwirkende Besteuerung der im Veranlagungsjahr getätigten Umsätze erfolgte, bleiben zukünftig die Umsätze vor Überschreiten der Kleinunternehmergrenze stets steuerfrei. Ein Überschreiten der Kleinunternehmergrenze führt dazu, dass ab dem nächsten Jahr die Befreiung nicht mehr angewandt werden kann, außer bei Überschreitung von mehr als 10 % (> EUR 60.500 brutto) entfällt sie bereits ab diesem Zeitpunkt. Umsätze aus Hilfsgeschäften einschließlich der Geschäftsveräußerungen sowie bestimmte steuerfreie Umsätze (zB Aufsichtsratsvergütungen, Vergütungen aus ärztlicher Tätigkeit oder als Bausparkassenvertreter und Versicherungsvertreter) bleiben nach wie vor unberücksichtigt.

Empfehlenswert ist, die bereits fakturierten, kumulierten Umsätze laufend dahingehend zu überprüfen, ob die Kleinunternehmergrenze schon überschritten wurde oder nicht.

13. Grenze für die Kleinunternehmerpauschalierung in der Einkommensteuer

Wie bei der USt-Kleinunternehmerregelung (siehe oben) sollte vor dem Jahresende auch noch die Grenze für die Kleinunternehmerpauschalierung in der Einkommensteuer beachtet werden. Die Kleinunternehmerpauschalierung knüpft direkt an die Umsatzsteuerbefreiung gemäß § 6 Abs 1 Z 27 UStG für Kleinunternehmer an und erweitert den Anwendungsbereich auf jene Sachverhalte, in denen

Umsätze erzielt wurden, die zu Einkünften führen, die von der (einkommensteuerlichen) Pauschalierung nicht betroffen sind (zB Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung), oder
auf die Anwendung der Umsatzsteuerbefreiung gemäß § 6 Abs 3 UStG verzichtet wurde.

Bedingt durch die Anhebung der umsatzsteuerlichen Kleinunternehmergrenze auf EUR 55.000 brutto wurden ab der Veranlagung 2025 auch die Höchstbeträge für die pauschalen Betriebsausgaben von EUR 18.900 auf EUR 24.750 bzw von EUR 8.400 auf EUR 11.000 (bei Dienstleistungsbetrieben) angehoben.

Zu beachten ist, dass, sobald die neue USt-Kleinunternehmergrenze inklusive Berücksichtigung der 10%igen Toleranzgrenze überschritten wird, die ESt-Kleinunternehmerpauschalierung für das ganze Jahr nicht anwendbar ist.

Gesellschafter-Geschäftsführer mit einer mehr als 25%igen Beteiligung, Aufsichtsräte sowie Stiftungsvorstände sind von der Pauschalierung ausgeschlossen.

14. Erweiterung der Grenze für die Basispauschalierung in der Einkommensteuer und für die Vorsteuerpauschalierung

Der Gesetzgeber hat bereits für die Veranlagung 2025 zulässige Umsatzobergrenze für das vorangegangene Wirtschaftsjahr von EUR 220.000 auf EUR 320.000 und der pauschale Betriebsausgabenersatz von 12 % der Umsätze (höchstens jedoch EUR 26.400) auf 13,5 % (höchstens jedoch EUR 43.200) erhöht.

Das Vorsteuerpauschale beträgt zwar weiterhin 1,8 %. Durch die Erhöhung der Bemessungsgrundlage für das Vorsteuerpauschale auf EUR 320.000 kann im Jahr 2025 jedoch maximal ein Vorsteuerpauschale von EUR 5.760 geltend gemacht werden. Wie bei der Kleinunternehmerpauschalierung (siehe oben) sollte vor dem Jahresende auch noch diese Grenze beachtet werden.

15. Klimaticket für Selbständige

Seit der Veranlagung für das Jahr 2022 dürfen Selbständige – auch ohne weiten Nachweis, jedoch bei Glaubhaftmachung der betrieblichen Verwendung) pauschal 50 % der aufgewendeten Kosten für eine nicht übertragbare Wochen-, Monats- oder Jahreskarte für Einzelpersonen als Betriebsausgaben geltend machen. Der pauschale Ansatz iHv 50 % darf auch im Rahmen der Basispauschalierung gemäß § 17 Abs 1 EStG und der Kleinunternehmerpauschalierung gemäß § 17 Abs 3a EStG als zusätzliche Betriebsausgabe geltend gemacht werden.

16. Deckelung der Abzugsfähigkeit von Managementgehältern

Beachten Sie bei der Ausrichtung etwaiger Boni zum Jahresende die Deckelung der steuerlichen Absetzbarkeit von Managervergütungen. Das Entgelt für Arbeits- oder Werkleistungen ist mit EUR 500.000 brutto (ohne Lohnnebenkosten) pro Person und Wirtschaftsjahr gedeckelt (unabhängig von der Besteuerung beim Empfänger).

17. Reduzierung der Steuerlast durch Spenden aus dem Betriebsvermögen

Als Betriebsausgaben abzugsfähig sind bis zu 10 % des Gewinns des laufenden Jahres (vor Berücksichtigung eines Gewinnfreibetrags) an begünstigte Einrichtungen. Spendenbeträge darüber hinaus sind unter Umständen als Sonderausgabe absetzbar.

18. Zuwendungen an gemeinnützige Privatstiftungen

Die bisher befristete Abzugsfähigkeit von Zuwendungen aus dem Betriebs- oder Privatvermögen zum Zweck der ertragsbringenden Vermögensausstattung gemäß § 4b EStG und § 18 Abs 1 Z 8 EStG wurde durch das Gemeinnützigkeitsreformgesetz mit Modifikationen ins Dauerrecht übernommen. Für freigebige Zuwendungen nach dem 31. 12. 2023 entfällt der bisher bestehende Höchstbetrag von EUR 500.000; außerdem können auf Antrag Zuwendungen, die den weiterhin bestehenden 10%-Deckel übersteigen, in den folgenden neun Jahren abgezogen werden (Vortragsmöglichkeit).

19. Kundengeschenke als Abzugsposten

Wenn damit eine Werbewirkung entfaltet wird (zB durch ein Logo). Zu beachten ist jedoch die Eigenverbrauchsbesteuerung in der Umsatzsteuer (über EUR 40 netto pro Kunde und Jahr; Rz 369 UStR).

20. GSVG-Befreiung für Kleinstunternehmer

Der Antrag muss für 2025 spätestens bis zum 31. 12. 2025 bei der SVS einlangen.

21. Energieabgabenvergütung

Für Anträge das Kalenderjahr 2020 betreffend endet die Frist mit 31. 12. 2025.

22. Anträge auf Zuschuss zur Entgeltfortzahlung

Für Unternehmer, die weniger als 51 Arbeitskräfte beschäftigen, im Fall der Krankheit der Arbeitnehmer von mehr als zehn Tagen ab dem elften Tag und im Fall der Verhinderung durch Unfall, die länger als drei Tage gedauert hat, ab dem ersten Tag. Der Antrag auf den Zuschuss ist innerhalb von drei Jahren nach dem Beginn des Entgeltfortzahlungsanspruches zu stellen.

23. Gesetzliche Aufbewahrungsfrist

Mit Ablauf des Jahres 2025 können Bücher, Aufzeichnungen, Belege und Geschäftspapiere des Jahres 2018 in der Regel vernichtet werden – ausgenommen sind insbesondere Grundstücksunterlagen (diese sind 22 bzw zwölf Jahre aufzubewahren) und Unterlagen betreffend anhängige Beschwerdeverfahren. Ein Aufbewahren über diese Fristen hinaus kann sich dennoch lohnen – zB im Hinblick auf die zehnjährige Verjährungsfrist oder zur Beweisführung, ob Alt- oder Neuvermögen bei der ImmoESt vorliegt.

Bei bescheidmäßigen Rückforderungen von COFAG-Beträgen durch das Finanzamt beginnt die zehnjährige Verjährungsfrist frühestens am 1. 8. 2024. Unterlagen, die die Corona-Investitionsprämie (Pkt 6.6 Förderungsrichtlinie „COVID-19 Investitionsprämie für Unternehmen“) oder die Kurzarbeitsbeihilfe (gemäß KUA-Begehren) betreffen, müssen zehn Jahre aufbewahrt werden. Dies gilt auch für Energiekostenzuschüsse betreffende Unterlagen.

24. Verzinsung von Abgabennachzahlungen aus ESt-, KöSt- und USt-Jahreserklärungen 2024 seit 1. 10. 2025

Die Zinsen für die Abgabennachzahlungen für das Jahr 2024 aus der Einkommensteuer, Körperschaftsteuer und Umsatzsteuererklärungen beginnen mit 01.10.2025 zu laufen. Bei der Einkommens- sowie Körperschaftsteuer besteht die Möglichkeit – auch nach dem 01.10.2025 – die Zinsen auf diese Nachzahlungen mittels Anzahlung zu reduzieren bzw. auch vollständig zu vermeiden. Derzeit beträgt der Zinssatz 3,53 %. Anspruchszinsen, die den Betrag von EUR 50 nicht erreichen, sind nicht festzusetzen. Im Fall einer USt-Nachzahlung sollte eine allfällige Selbstanzeige geprüft und die 91-tägige Frist für UVA-Nachzahlungen beachtet werden.

25. Gewinnausschüttung versus Einlagerückzahlung

Nach der Rechtsprechung ist eine nachträgliche Umqualifizierung einer verdeckten Ausschüttung in eine steuerneutrale Einlagenrückzahlung nur bis zum Ende des jeweiligen Kalenderjahres zur Veranlagung von Einkommen- bzw Körperschaftsteuer möglich. Bei abweichendem Wirtschaftsjahr hat die Gesellschaft damit noch über den Bilanzstichtag hinaus die Möglichkeit, diese Umqualifizierung vorzunehmen.

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