Checkliste zum Jahresende für Arbeitgeber

Arbeitgeber haben zum Jahresende das Bedürfnis ihren Mitarbeitern noch etwas zu kommen zu lassen. Der Gesetzgeber hat dabei unterschiedliche Instrumente zur Verfügung gestellt.

1. Steuerfreie Mitarbeitergewinnbeteiligung

Ab dem Jahr 2022 können Unternehmern Ihre Mitarbeiter steuerbegünstigt am Jahreserfolg bis zu EUR 3.000,00 pro Arbeitnehmer beteiligen. Bei mehreren Arbeitgebern steht die Befreiung insgesamt auch nur mit EUR 3.000,00 zu. Die Regelung folgt vornehmlich nachstehenden Grundsätzen:

• Gewährung an aktive (in einem aufrechten Dienstverhältnis stehende) Arbeitnehmer.
• Die Gewinnbeteiligung muss allen Arbeitnehmern oder bestimmten Gruppen von Arbeitnehmern gewährt werden;
• Die Zahlung darf nicht aufgrund einer lohngestaltenden Vorschrift gemäß § 68 Abs 5 Z 1 bis 6 EStG erfolgen;
• Die Gewinnbeteiligung darf nicht anstelle des bisher gezahlten Arbeitslohns oder einer üblichen Lohnerhöhung geleistet werden (keine Bezugsumwandlung);
• Die Summe der jährlich gewährten Gewinnbeteiligungen ist begrenzt mit dem unternehmensrechtlichen Vorjahres-EBIT. Bei Gewinnermittlern nach § 4 Abs 1 EStG kann anstelle der unternehmensrechtlichen Werte auf die entsprechenden steuerlichen Werte (steuerliches EBIT, steuerlicher Vorjahresgewinn) abgestellt werden. Bei Gewinnermittlern nach § 4 Abs 3 EStG ist der steuerliche Vorjahresgewinn maßgeblich. Gehört das Unternehmen zu einem Konzern, kann alternativ bei sämtlichen Unternehmen auf das EBIT des Konzerns abgestellt werden. Kreditinstitute dürfen alternativ auf das EGT gemäß Anlage 2 zu § 43 BWG abstellen (§ 3 Abs 1 Z 35 lit b EStG);

Die Befreiung für Mitarbeitergewinnbeteiligungen ist eine rein steuerliche Befreiung, eine vergleichbare Befreiung von Sozialversicherung, DB, DZ oder Kommunalsteuer fehlt.

2. Steuerfreie Mitarbeiterprämie 2025

Danach können Arbeitgeber im Jahr 2025 Zulagen und Bonuszahlungen bis zu EUR 1.000 „einem oder mehreren Arbeitnehmern aus sachlichen, betriebsbezogenen Gründen“ steuerfrei gewähren, „wenn es sich dabei um zusätzliche Zahlungen handelt, die üblicherweise bisher nicht gewährt wurden“. Das Gruppenmerkmal oder lohngestaltende Vorschriften sind nicht mehr erforderlich, eine unterschiedliche Gewährung muss jedoch aus sachlichen, betriebsbezogenen Gründen erfolgen.

3. Steuerfreie Mitarbeiterkapitalbeteiligung 2025

Für den Vorteil aus der unentgeltlichen oder verbilligten Abgabe von Beteiligungen am Unternehmen des Arbeitgebers besteht ein Freibetrag pro Mitarbeiter und Jahr von EUR 3.000 (auch für Sozialversicherung, DB, DZ und Kommunalsteuer). Die Befreiung gilt nur, wenn der Vorteil allen Arbeitnehmern oder bestimmten Gruppen von Arbeitnehmern zukommt, die Beteiligung muss vom Mitarbeiter länger als fünf Jahre gehalten werden.

4. Begünstigte Start-up Mitarbeiterkapitalbeteiligungen

Während der geldwerte Vorteil aus der unentgeltlichen Abgabe von Beteiligungen grundsätzlich zum Zeitpunkt der Abgabe der Anteile als zugeflossen gilt, sieht für Start-up-Mitarbeiterbeteiligungen der mit dem Start-Up-Förderungsgesetz neu geschaffene § 67a EStG für die unentgeltliche Abgabe von Kapitalanteilen (maximale Gegenleistung in Höhe des Nennwerts) seit 1. 1. 2024 einen Besteuerungsaufschub bis zur tatsächlichen Veräußerung (oder dem Eintritt sonstiger Umstände) vor.

Die Regelung basiert insbesondere auf folgenden Eckdaten:

• Die Beteiligungen müssen innerhalb von zehn Jahren ab Neugründung (iSd § 2 NeuFöG) des Unternehmens gewährt werden;
• Der Arbeitnehmer darf zu keinem Zeitpunkt mehr als 10 % Beteiligung am Unter nehmen halten;
• Die Veräußerung oder Übertragung unter Lebenden darf nur mit Zustimmung des Arbeitgebers erfolgen (Vinkulierung);
• Zudem muss der Arbeitnehmer schriftlich erklären, die Regelung in Anspruch zu nehmen (Option zur Start-up-Mitarbeiterbeteiligung);
• Der geldwerte Vorteil bemisst sich grundsätzlich am Veräußerungserlös, allenfalls vermindert um die Anschaffungskosten (maximal Nennwert im Zeitpunkt des Erwerbs der Beteiligung), sonst nach dem gemeinen Wert. Die Beteiligung ist zu 75 % als sonstiger Bezug mit einem festen Steuersatz von 27,5 % zu besteuern, wenn das Dienstverhältnis zumindest zwei Jahre gedauert hat und der Zufluss frühestens drei Jahre nach der erstmaligen Ausgabe einer Start-up-Mitarbeiterbeteiligung erfolgt. Diese 75 % sind auch von DB, DZ und Kommunalsteuer befreit (§ 41 Abs 4 lit i FLAG, § 5 Abs 2 lit f KommStG). Die restlichen 25 % sind nach § 67 Abs 10 EStG zu erfassen.

5. Sachgeschenke an Mitarbeiter

Sachgeschenke an Mitarbeiter anlässlich von Betriebsveranstaltungen sowie anlässlich eines Dienst- oder Firmenjubiläums sind jeweils bis zu EUR 186,00 pro Jahr sowohl lohnsteuer- als auch sozialversicherungsfrei. Das gilt nicht bei Bargeldschenkungen; bei Geschenken, die mehr als bloße Aufmerksamkeiten sind, liegt umsatzsteuerrechtlich Eigenverbrauch vor.

Für die Teilnahme an Betriebsveranstaltungen (zB Weihnachtsfeier, Betriebsausflug) ist der geldwerte Vorteil bis zu EUR 365,00 pro Dienstnehmer und Jahr zusätzlich lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei.

6. Mitarbeiterrabatte für Weihnachtseinkäufe

Mitarbeiterrabatte für Weihnachtseinkäufe sind steuerfrei, wenn sie 20 % des Fremdverkaufspreises (abzüglich üblicher Kundenrabatte; Freigrenze) nicht übersteigen. Übersteigt der Mitarbeiterrabatt im Einzelfall 20 %, steht insgesamt ein jährlicher Freibetrag iHv EUR 1.000,00 zu. Die Begünstigung gilt nur dann, wenn die Rabatte an alle Arbeitnehmer oder bestimmte Gruppen von Arbeitnehmern geleistet werden. Erst vor kurzem hat der VwGH (27. 5. 2025, Ro 2025/15/0004) entgegen der Rechtsansicht der Verwaltungspraxis entschieden, dass auch Mitarbeiterrabatte an ehemalige Arbeitnehmer von der Steuerbefreiung umfasst sind. Der Entwurf zum LStR-Wartungserlass 2025 sieht schon eine entsprechende Anpassung der Rz 75 und 104 LStR vor.

7. Zuschüsse der Arbeitgeber für die Betreuung von Kindern

Seit 2024 sind Zuschüsse der Arbeitgeber für die Betreuung von Kindern, die zu Beginn des Kalenderjahres das vierzehnte Lebensjahr noch nicht vollendet haben, bis zu EUR 2.000,00 steuerfrei. Auch diese Zuschüsse sind nur steuerfrei, wenn sie an alle Arbeitnehmer oder bestimmte Gruppen von Arbeitnehmern geleistet werden.

8. Zuschüsse der Arbeitgeber zum Carsharing

Seit 2023 sind Zuschüsse der Arbeitgeber für nicht beruflich veranlasste Fahrten im Rahmen von Carsharing bis zu EUR 200,00 pro Kalenderjahr steuerfrei. Der Zuschuss muss direkt an den Plattformbetreiber oder in Form von Gutscheinen für die Nutzung von Kraftfahrzeugen, Fahrrädern oder Krafträdern mit einem CO2-Emissionswert von 0 g/km geleistet werden. Mit Wirkung ab 1. 7. 2024 sind die Zuschüsse auch sozialversicherungsfrei.

9. Zuwendungen zur Zukunftssicherung

Zuwendungen zur Zukunftssicherung sind bis zu EUR 300,00 pro Jahr und Mitarbeiter lohnsteuerfrei (in der Regel auch sozialversicherungsfrei). Die Begünstigung gilt nur dann, wenn diese Zuwendungen an alle Arbeitnehmer oder bestimmte Gruppen von Arbeitnehmern geleistet werden.

10. Klimaticket

Der Vorteil aus der Zurverfügungstellung bzw (zumindest teilweisen) Kostenübernahme durch den Arbeitgeber für das Klimaticket ist beim Arbeitnehmer sowohl lohnsteuer-als auch sozialversicherungsfrei, sofern das Ticket zumindest am Wohn- oder Arbeitsort gültig ist. Es darf keine Bezugsumwandlung vorliegen bzw darf das Klimaticket nicht anstelle einer üblichen Lohnerhöhung geleistet werden. Die Zuwendungen des Arbeitgebers kürzen das Pendlerpauschale, führen aber seit 2023 nicht mehr zu einer gänzlichen Streichung. Der Pendlereuro steht dennoch ungekürzt zu.

11. Dienstfahrräder

Die Überlassung von (E-)Bikes durch den Arbeitgeber zur Privatnutzung ist beim Arbeitnehmer sowohl lohnsteuer- als auch sozialversicherungsfrei. Auch fallen keine zusätzlichen Lohnnebenkosten an. Unter welchen Voraussetzungen Gehaltsumwandlungen überkollektivvertraglich gewährter Geldbezüge zu einem Sachbezug von null führen, ist in der Sachbezugswerteverordnung klar geregelt: Danach ist „ein Sachbezugswert von null […] auch für die Zurverfügungstellung derartiger Fahrräder oder Krafträder im Rahmen einer (befristeten oder unbefristeten) Umwandlung überkollektivvertraglich gewährter Bruttobezüge anzusetzen. Eine vereinbarte Reduktion der Bruttobezüge und damit in Verbindung stehende zusätzliche Gewährung eines Sachbezuges stellt keine Bezugsverwendung dar“. Die ÖGK hat sich für SV Zwecke dieser Auffassung angeschlossen.